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長い会議をサクサク進めるには?

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こんにちは、さすらいインコです。

 

 

転職してまだ新しい会社で3ヶ月目ですが、新しく転職してくる方向けのマニュアル作りワーキンググループの座長を任命されました❗️

 

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上司からこの本を渡され、感銘を受けたミーハーなわたし。早速学んだことを実践してみたので、結果を共有します👍

 

簡単なことなので次の会議から実践できます❗️会議がダラダラせず、サクサク進みます。

ぜひやってみてください👍

 

【読んだ本 】

「世界で一番やさしい会議の教科書」

 

 

【実践したこと】

1. 会議の終了条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意

 

2. 会議の議題、それぞれの議題にかけるかける時間を設定

 

3. 資料の読み上げは一切しない。短いが各自で読む時間を設定

 

 

それぞれ、もう少し細かくわたしの経験を共有したいと思います。

 

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1. 会議の終了条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意

 

 

今回のワーキンググループの課題は、新入社員のための教育マニュアル作りでした。

 

そこでわたしが設定した会議の終了条件は、

 • 事前に作成しておいたマニュアル(案)に抜けがないかどうかチェックし、必要があれば項目を加える

 • それらの各項目について、担当者及び作業期限が決まったとき

の2つにしました。

 

今回は比較的ゴールが明確な会議だったので、ここは議論することもなくスッと決定。

 

しかし、まず会議の冒頭でみんなで共通のゴールを決めることはかなり大切だと思いました。

 

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共通のゴールが明確なら、その後の議論もそのゴールに向けて実施されるからです。

 

会議に参加した人それぞれが別々のゴールを描いていると、議論が発散してまとまりませんからね。

 

 

2. 会議の議題、それぞれの議題にかけるかける時間を設定

 

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30分という短い会議ですが、事前に議題を共有し、それぞれの議題にかける時間を共有しました。

 

これにより、各議題についてどれくらい時間を割くべきなのかが各自で分かり、議論の途中でもそのスケジュールに合わせてみんなが進めてくれました。

 

スケジュールを共有することで、司会一人で進める会議ではなく、みんなで作っていく会議になるので司会も気が楽になりますよ。

 

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3. 資料の読み上げは一切しない。短いが各自で読む時間を設定

 

事前に資料は共有していたものの、みんな当然ヒマではありません。

 

読んでこない人が大半だと思いましょう。

 

そこでわたしは、5分間ですが各自読む時間を設定しました。

 

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皆さんお気づきだと思いますが、各自で読む方が読み上げるよりもかなり早いです。

 

人や条件によりますが、2倍以上黙読の方が早いと言われています。

 

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この時間を設定することにより、読み上げという眠くなりかつエネルギーのいる作業を削れました。

 

 

 

今回実施したのはこの3つだけですが、会議の参加者にはわたしが2週間前にやった会議との差に驚いた方がいました。

 

さっそく、わたしが読んだ本を上司から借りてましたよ笑

 

でもそれくらい会議の効率が上がったということなんで、嬉しいリアクションでした😃

 

会議を良くしたければ、ぜひ読んでみてください❗️

 

[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

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それでは、また明日☀️❗️