こんにちは、さすらいインコです。
今日のテーマはサラリーマンとして生きていれば必ず遭遇する課題。
それは「資料づくり」。
資料づくりってよく頼まれる仕事ではあります。
ですが、作り方を習ったことのある方はごく少数ではないでしょうか？
簡単なようで奥が深いこの資料づくりの基本をご紹介します。
これを実践するだけで、「分かりやすい資料作れるヤツ」という評判ゲットできるかも…！
今回勉強した本は世界で一番やさしい資料作りの教科書。
勉強した内容をわかりやすくするため、「自社サービスの契約率を上げるためにはどうすれば良いか」というのをケーススタディとして考えていきます。
資料作りで守るべき3つの手順
世界で一番やさしい資料作りの教科書で紹介されている手順は以下の3つです。
Step1: 資料で1番伝えたいことを1番上に書く
Step2: スライドの中身考える
Step3: パソコンで作業開始
ここでのポイントはStep3まではパソコンを立ち上げないこと。
理由は、Step1とStep2はそれほど重要で、Step1やStep2でパソコンがあると体裁やデザインなどが気になり本質を見失ってしまうためです。
なるほど…そもそもStep2からいきなり始めちゃってるし、パソコンもすぐ立ち上げてるな…
Step1の伝えたいことを1番上に書くって言うことだけでも資料がグッと分かりやすくなるわ。手書きでStep2までやることで、デザインや体裁じゃなく中身を考えることができるよ！
それぞれのStepについて解説していきます。
Step1:資料で１番伝えたいことを資料の1番上に
まず「資料で1番伝えたいこと」は何でしょうか？
大半の人が何となく資料を作り始めるので、最初のステップからやっていないことが多い。
今回の事例である「サービスの契約率を上げるには？」で1番伝えたいのは、「スタッフの接客の仕方によって契約率は上げられる」というものです。
そういえば本では、「資料で1番上に1番伝えたいことを書けば資料の8割完成！」って言ってたね。
それぐらいこのStep1は大切なんだけど、これすらやってない資料がたくさんあるわ。資料は伝えたいことが伝われば良いから、1番上に1番伝えたいことを書いて、それで伝われば資料として十分！図表やデザインはあくまでオマケだからね…
1番伝えたいことを整理するためには、資料作成の依頼主（上司であったり、自分であったりすると思います）に次の3つの質問をしてみましょう。
・質問1: 誰に見せる資料？
・質問2: 最終的に資料で何を伝えたい？
・質問3：資料読んだ結果読み手に何をして欲しいのか？
この3つの質問に答えられるようになれば、何をStep1で書くべきか分かってきます。
ケーススタディ「自社サービスの契約率を上げるには？」で考えてみます。
・質問1: 誰に見せる資料？
→現場のスタッフ（本社スタッフとの認識の違いあり）
・質問2: 最終的に資料で何を伝えたい？
→
• 契約率に現場のスタッフの対応は影響を与えないというのは間違
• 現場スタッフの頑張りようで業績は上げられる！
・質問3：資料読んだ結果読み手に何をして欲しいのか？
→
• 契約率は自分の努力で上げられると考える
• 現地でのお客様への応対を工夫したり、契約対策研修に参加して契約率を上げる努力をしてほしい
資料づくりなんてこんなことイチイチ考えてないな…
少し手間に感じるかもしれないけど、仕事を頼んできた上司に確認する時間なんて2,3分しかかからないわ。たった数分で資料作りの時間が大幅に短縮できるなら、十分やる価値あるんじゃない？
この質問をどの資料でも自分自身に問いかけることで、「何を伝えたいのか分からない資料」から「伝わりやすく分かりやすい資料」に変えることができますよ。
Step2: スライドの中身を考える
Step1が完了したら次はStep2のスライドの中身を考える段階へ。
ただ、図表やデザインは大事ではないので、後回し。
え！図表やデザインは後回しなの？資料の骨格が決まったら、まずは図表やデザインから作り始めてたけど…
資料の目的はあくまでも「伝えること」。この目的を達成させられれば良いんだから、見た目よりもやっぱり中身を優先させるべきね。
このStep2でも1番大切なのが、「1番伝えたいメッセージ」。これを伝えるためにすべきことは何でしょうか？次の2つの質問を自分自身にしてみましょう。
・質問1: 1番伝えたいメッセージを伝えるためには、何を足せばいいのか？
・質問2: 1番伝えたいことだけ伝えたら、どんな疑問持たれるか？
この質問に答えられるように、スライドの中身を考えていきます。
これもまた、ケーススタディ「自社サービスの契約率を上げるには？」で考えてみます。
この資料で１番伝えたいことって、「スタッフの接客の仕方によって契約率は上げられる」だったよね。
このメッセージに関連して、質問1と質問2を自問自答すればいいのね！
質問1: 1番伝えたいメッセージを伝えるためには、何を足せばいいのか？
→同じ人が接客の仕方を変えたら契約率が変わるというデータ
このデータがあれば、契約率は接客の仕方によって変わるっていう証拠になるね。
質問2: 1番伝えたいことだけ伝えたら、どんな疑問持たれるか？
→具体的に接客でどの点を変えると契約率が上がりやすいのかという疑問
契約率を上げたいのは現場のスタッフも一緒だから、「じゃぁ現場スタッフはどうすればいいんだ？」っていう疑問が出てきそうね。
Step3: パソコンで作業開始
そしていよいよパソコン立ち上げ！
ホントにこのstep3まで、パソコン立ち上げちゃダメですよ？
Step2までに伝えたいこと、書きたいこと、デザインまで考えられてるから、そんなに時間もいらないね。
そうそう、このstep3は本当に単純。今まで書いてきたアイデアをデータにするだけよ。
時間が余ればデザインや体裁にこだわるのもアリですが、それよりはStep1やStep2に時間をかけて、資料の中身をより良いものにする方が賢明ですね。
わかりやすい資料作りのコツまとめ
世界で一番やさしい資料作りの教科書で紹介されていた資料作りのコツをまとめました。
あなたは普段この手順を実施できているでしょうか？
・Step1: 資料で1番伝えたいことを1番上に書く
・Step2: スライドの中身考える
・Step3: パソコンで作業開始
ちなみに、私は全くできてませんでした！
特にStep1とStep2にほとんど時間をかけておらず…。
しかもいきなりパソコンでやってたし…
今回のブログは完全に自分の備忘録として使ってしまいました。
でもきっと同じように資料作りに困っている人もいるだろうし、どなたかのお役に立てば嬉しいです！
こちらにはグダグダ会議にサヨナラする方法をまとめていますので、もしよければ読んでください↓
それでは、今日も素敵な一日を🌈