【誰でもすぐにできる!】長い会議を短くするたった3つの方法

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こんにちは、さすらいインコです。

 

 

転職してまだ新しい会社で3ヶ月目にして、

新しく転職してくる方向けのマニュアル作り

ワーキンググループの座長を任命されました❗️

 

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上司からこの世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]を渡され、

上司の狙い通りに感銘を受けたミーハーなわたし。

 

早速学んだことを実践してみたので、

結果を共有します👍

 

簡単なことなので誰でも、次の会議から実践できます❗️

 

会議がダラダラせず、サクサク進みますよ。

ぜひやってみてください👍

 

 

 

たった3つのやること

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この世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]で書いてあったことのうち、

たった3つを実践しただけで驚くほど会議がスムーズにしかも短くなりました!

 

その3つとは、

 

1. 会議を終えられる条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意

 

2. 会議の議題、それぞれの議題にかけるかける時間を設定

 

3. 資料の読み上げは一切しない。短いが各自で読む時間を設定

 

たった3つのことです。

 

それぞれ、もう少し細かくわたしの経験を共有したいと思います。

 

会議を終えられる条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意

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会議を始める前に、まず会議を終えられる条件をみんなで決めます。

 

参加者にゼロから議論させるとまとまらないので、会議を司会する人が事前に用意するのがベターです。

 

会議が終えられる条件、つまり共通のゴールが明確なら、

その後の議論もそのゴールに向けて実施されます。

 

会議に参加した人それぞれが別々のゴールを描いていると、議論が発散してまとまりませんからね。

 

 

私が実際にやった例をご参考までに書いてみます。

 

 

【実践例】

 

今回のワーキンググループの課題は、

新入社員のための教育マニュアル作りでした。

 

うちの会社ホントマニュアルみたいなのほぼ何もないんですよね…

 

そこでわたしが設定した会議の終了条件は、

 

1.事前に作成しておいたマニュアル(案)に抜けがないかどうかチェックし、必要があれば項目を加える

 2.それらの各項目について、担当者及び作業期限が決まったとき

 

の2つにしました。

 

 

今回は比較的ゴールが明確な会議だったので、

ここは議論することもなくスッと決定。

 

この最初のステップがうまくいくかどうかで、

議論の収拾が付かなくなるかどうかが決まるので、

かなり大切なステップです。

 

 

会議の議題、それぞれの議題に書ける時間を設定<

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事前に

1.何を話すのか

2.それぞれの議題にどれくらいの時間を費やすのか

を設定し、それを参加者と共有します。

 

その理由は、参加者にも司会者側にたってもらい、

会議のスムーズな進行に協力してもらうため。

 

事前にタイムスケジュールが共有されていれば、

「今議題が半分くらいしか進んでないのに時間が

あと10分しかない」

など、司会者側にたって考えてくれるようになります。

 

 

私も30分という短い会議でしたが、

事前に議題を共有し、

それぞれの議題にかける時間を共有しました。

 

狙い通り、議論の途中でもそのスケジュールに

合わせてみんなが進めてくれました。

 

 

このステップを踏むことで、

司会者一人で進める会議ではなく、

みんなで作っていく会議になるので司会も気が楽になりますよ。

 

 

資料の読み上げは禁止。短くても各自で読む時間を設定

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あなたが司会者だとして、

「事前に資料共有してあるから読んできてくれるはず」

と思っているとしたら、大間違いです。

 

みんな、ヒマではありません。

読んでこない人が大半だと思いましょう。

 

そこで私は、会議の議題とタイムスケジュールを話し終わった後に、

5分間ですが各自読む時間を設定しました。

 

 

皆さんお気づきだと思いますが、各自で読む方が読み上げるよりもかなり早いです。

 

人や条件によりますが、2倍以上黙読の方が早いと言われています。

 

この時間を設定することにより、

読み上げという眠くなりかつエネルギーのいる作業を削ることができました。

  

 

まとめ

たった3つのことですが、今からできそうなことばかりだったと思います。

 

今回実施したのはこの3つだけですが、

私が司会をやった会議の参加者には、

わたしが2週間前にやった同じ議題の会議との差に驚いた方がいました。

 

さっそく、わたしが読んだ本を上司から借りてましたよ笑

 

 

でもそれくらい会議の効率が上がったということなんで、嬉しいリアクションでした😃

 

私の会議信仰能力を劇的に上げた、

この世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]、ぜひ読んでみてください❗️

 

それでは、良い一日をお過ごしください🌈