こんにちは、さすらいインコです。
キャリア公務員という身分を捨ててベンチャーに転職。
本業のかたわら、ブログという事業を自分自身で育てられるかチャレンジ中です！
転職して新しい会社で3ヶ月目だった時。
さっそく、新しく転職してくる方向けのマニュアル作りワーキンググループの座長を任命されました❗️
さっそく大丈夫かな…
と不安そうにしていると、上司からこの世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]を渡されました。
この本で学んだことを早速実践してみました👍
簡単なので誰でも簡単に次の会議から実践できますよ❗️
会議がダラダラせず、サクサク進みます。ぜひやってみてください👍
・会議を仕切る立場になったけど何していいか分からない…
・まだ若手で会議しきれないけど、会社のグダグダ会議を変えたい
会議を短くするたった３つの方法
世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]で書いてあったたった３つのこと。
これを実践しただけで驚くほど会議がスムーズにしかも短くなりました！
1. 会議を終えられる条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意
2. 会議の議題、それぞれの議題にかけるかける時間を設定
3. 資料の読み上げは一切しない。短いが各自で読む時間を設定
ホントにこれだけで会議が良くなるのかなぁ…？
この3つを実践したら同僚にも褒められるくらいの会議の仕切りができたよ！
それぞれのコツについて、わたしの経験をもう少し細かく共有したいと思います。
会議を終えられる条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意
会議を始める前に、まず会議を終えられる条件をみんなで決めます。
ただ、参加者にゼロから議論させるとまとまりません。
なので、会議を司会する人が事前に用意するのがベターです。
会議が終えられる条件、つまり共通のゴールは明確でしょうか？
そのゴールが明確なら、その後の議論もそのゴールに向けて実施されます。
反対に、会議に参加した人それぞれが別々のゴールを描いているとどうなるか？
議論が発散してまとまりません。
私が実際にやった例をご参考までに書いてみます。
【実践例】
ワーキンググループの課題は、新入社員のための教育マニュアル作り。
うちの会社ホントマニュアルみたいなのほぼ何もないんですよね…
そこでわたしが設定した会議の終了条件は、
１．事前に作成しておいたマニュアル（案）に抜けがないかどうかチェックし、必要があれば項目を加える
２．それらの各項目について、担当者及び作業期限が決まったとき
の２つにしました。
今回は比較的ゴールが明確な会議だったので、議論することもなくスッと決定。
この最初のステップがうまくいくかどうかで、議論がまとまるかどうかが決まる。かなり大切なステップです。
会議の議題、それぞれの議題に書ける時間を設定
会議が始まってすぐに、
１．何を話すのか
２．それぞれの議題にどれくらいの時間を費やすのか
を設定し、それを参加者と共有します。
その理由は、参加者にも司会者側にたってもらうこと。
これが会議のスムーズな進行に協力してもらうためには必要です。
事前にタイムスケジュールが共有されていれば、
「今議題が半分くらいしか進んでないのに時間があと10分しかない」
など、司会者側にたって考えてくれるようになります。
なるほどね…参加者を司会者側に引き込むんだね。
私も30分という短い会議でしたが、会議が始まってすぐに議題を共有。
それぞれの議題にかける時間を共有しました。
狙い通り、議論の途中でもそのスケジュールに合わせてみんなが進めてくれました。
このステップを踏むことで、司会者一人で進める会議ではなくなります。
みんなで作っていく会議になるので、司会も気が楽になりますよ。
資料の読み上げは禁止。短くても各自で読む時間を設定
あなたが司会者だとして、
「事前に資料共有してあるから読んできてくれるはず」
と思っているとしたら、大間違いです。
読んで来いっていうけどさ、そんな暇じゃないんだよね…
ここは潔く、読んでこない人が大半だと思ったほうがいいね！
そこで私は、会議の議題とタイムスケジュールを話し終わった後に、5分間の各自読む時間を設定しました。
各自で読む方が読み上げるよりもかなり早いって知ってましたか？
人や条件によりますが、2倍以上黙読の方が早いと言われています。
この時間を設定することにより、読み上げという眠くなりかつエネルギーのいる作業を削ることができました。
長い会議を短くする方法まとめ
たった３つのことですが、今からできそうなことばかりだったと思います。
今回実施したのはこの３つだけ。
1. 会議を終えられる条件を事前に設定し、会議の始めにみんなで合意
2. 会議の議題、それぞれの議題にかけるかける時間を設定
3. 資料の読み上げは一切しない。短いが各自で読む時間を設定
それでも、私が司会をやった会議の参加者には、わたしが2週間前にやった同じ議題の会議との差に驚いた同僚がいました。
さっそく、わたしが読んだ本を上司から借りてましたよ笑
でもそれくらい会議の効率が上がったということなんで、嬉しいリアクションでした😃
私の会議進行能力を劇的に上げた、この世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]、ぜひ読んでみてください❗️
それでは、良い一日をお過ごしください🌈
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