グダグダの会議を短くする3つの方法!実践してみませんか?

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こんにちは、さすらいインコです。

 

突然ですが、グダグダで眠い会議、職場にたくさんありませんか?

あるある…ひたすら報告の会議とかね。前の職場で星の数ほど…

一生で30,000時間も会議してるらしいよ…一日の稼働時間を12時間としたら7年、会社人生の4割ね…

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そこで、今日は私が実践して好評だった会議の改善方法3つ、メモしておきます。私のような下っ端でもできることがたくさん。

上司に貸してもらって読んだこの本「世界で一番やさしい会議の教科書」から自分なりにまとめていきたいと思います。

 

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会議開始前、今日の話す内容と時間配分を確認

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簡単なことなんですが、会議の開始前に1分だけ時間をもらって次のことを確認しましょう。

〇 議題は何か

〇 会議の時間は何分か

〇 各議題に何分使うのか

この3つを確認するだけで、会議の時間が短くなります。理由はみんな会議の時間は短くしたいから。会議に参加している人が、各議題に何分使うのか事前にわかってれば、マトモな人ならその時間に合わせて話をまとめようとしてくれます。 

 

会議終了直後、決まったこと&やるべきことを確認

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会議が終わるタイミングで、

〇 決まったこと

〇 やるべきこと

この2つを必ず確認です。

 

会議の後、みんなにメールを出して忘れないようにしましょう。これなら会議のファシリテーター(司会進行役)でなくても、簡単にできます。

だって会議が終わった後、「あれ、何が結局決まったんだっけ?」ってこと、ありませんか?

あるある!めっちゃある!2時間も話したけど結局自分何やんなきゃいけないんだっけ?ってことあるなぁ…

会議で決まったことが分からないのって自分だけかと思って聞けないのよね…

さすがに、

「すみません、何が決まって自分は何をやらなきゃいけないんですか?」

とは聞きづらいと思います。

 

よりスマートな聞き方としては、

「この会議で決まったことは〇〇で、やるべきことは▲▲ですよね?」

と確認すれば「こいつ何も聞いてなかったな」とは思われないはずです。

 

正直、グダグダの会議出てる人の大半が決まったこともやるべきことも良くわからないまま会議が終わるので、感謝されること間違いなし!

 

個の確認をすることで、会議参加者の意識が統一されます。次回の会議までに各自でやらなきゃいけないことがハッキリし、今後の作業がうまく進みますよ。

 

会議のファシリテーターは中立じゃなくていい

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このファシリテーター(司会進行役)に関する方法は下っ端には関係ないかな?

まだ新入社員のころはファシリテーターやらされることも少ないけど、コツさえつかめば経験の浅い新入社員でもできるわ!会議中眠くて仕方のない人も、ファシリテーターやれば寝る暇ないからおススメね(笑)

ファシリテーターって、他の人をまとめる役割でしょ?ならファシリテーターである自分の意見は控えよう」って思ってる人、かなり多いと思います。私もそうでした…

 

大学時代は部活の部長をやっていて、必ず中立になるよう意識し、個人的な意見は言わないようにしていました。でも本当は、ファシリテーターって自分の意見を持ち、積極的に発言して問題ないそうなんです。

 

例えばA案とB案があったら、ファシリテーターはA案がいい、というのでなく、「A案はこういういい点がありますけど、A案とB案、どちらがいいか?」と聞くようにしたり、自分の意見を言う方法は色々あります。

 

大事なのは、「意見を言う自分」と、「ファシリテーターとしての自分」を明確に分けて発言することです。そうやって議論を促進するのもファシリテーターの仕事です。

 

グダグダの会議とサヨナラするための方法まとめ

人生の貴重な時間。その中で結構な時間を占める会議。

グダグダの会議を短くする3つの方法↓

1. 会議開始前、今日の話す内容と時間配分を確認

2. 会議終了直後、決まったこと&やるべきことを確認

3. 会議のファシリテーターは中立じゃなくて問題ない

 

自分のためだけじゃなく、同僚や会社のためにもグダグダの会議、2020年からサヨナラしましょう!

 

今回の記事を書くきっかけになった本、最初は気が進まなかったんですけど、久しぶりに読み終わったあとまたすぐに読み直したくらい面白かったです。

 

いくつも実践したいことはあるのですが、一気には無理なので、少しずつメモしていきます。

 

それでは、今日も素敵な一日を🌈

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