【会議を短くしたいあなたへ】グダグダの会議を短くする3つの方法！

こんにちは、さすらいインコです。

キャリア公務員という身分を捨ててベンチャーに転職。

本業のかたわら、ブログという事業を自分自身で育てられるかチャレンジ中です！

突然ですが、グダグダで眠い会議、職場にたくさんありませんか？

あるある…ひたすら報告の会議とかね。前の職場でそりやもう星の数ほど…

人って一生で30,000時間も会議してるらしいよ…一日の稼働時間を12時間としたら7年、会社人生の4割ね…

そこで、この記事では私が実践して好評だった会議の改善方法3つ、メモしておきます。

私のような平社員でもできることがたくさん。

上司に貸してもらって読んだこの本

「世界で一番やさしい会議の教科書」

から、自分で使えそうな部分をまとめていきます。

グダグダの会議を短くする3つの方法

グダグダの会議を短くする3つの方法がこちら。

会議を短くする3つの方法

• 会議開始前、今日の話す内容と時間配分を確認
• 会議終了直後、決まったこと＆やるべきことを確認
• 会議の司会でも中立じゃなくていい

グダグダの会議を短くする3つの方法を、詳しく書いていきますね。

会議開始前、今日の話す内容と時間配分を確認

会議が始まる前に、今日の会議で話す内容と時間配分を確認しましょう。

簡単なことなんですが、会議の開始前に1分だけ時間をもらって、次の３つを確認。

• 議題は何か
• 会議の時間は何分か
• 各議題に何分使うのか

この3つを確認するだけで、会議の時間が短くなります。

会議が短くなる理由は、みんな会議の時間は短くしたいから。

会議に参加している人が、各議題に何分使うのか事前にわかってれば、

マトモな人ならその時間に合わせて話をまとめようとしてくれますよ。 

会議終了直後、決まったこと＆やるべきことを確認

会議が終わったらすぐに、

• 決まったこと
• やるべきこと

この２つを必ず確認しましょう。

会議の後、みんなにメールを出して忘れないようにするのも大切。

これなら会議のファシリテーター（司会進行役）でなくても、簡単にできますよね。

あなたも会議が終わった後、

「あれ、何が結局決まったんだっけ？」

ってこと、ありませんか？

あるある！めっちゃある！2時間も話したけど結局自分何やんなきゃいけないんだっけ？ってことあるなぁ…

会議で決まったことが分からないのって自分だけかと思って、なかなか聞けないのよね…

さすがに、

「すみません、何が決まって自分は何をやらなきゃいけないんですか？」

とは聞きづらいと思います。

なので、スマートな聞き方としては、

「この会議で決まったことは〇〇で、やるべきことは▲▲ですよね？」

と確認する形。

こうすれば、

「こいつ何も聞いてなかったな」

とは思われません。

正直、グダグダの会議出てる人の大半が、

決まったこともやるべきことも良くわからないまま会議が終わります。

こうやって自分から確認すれば、感謝されること間違いなし！

この確認をすることで、会議参加者の意識が統一されます。

次回の会議までに各自でやらなきゃいけないことがハッキリし、

今後の作業がうまく進みますよ。

会議の司会でも中立じゃなくていい

会議のファシリテーター（司会）は中立じゃなくていいんです。

でもこれってファシリテーター（司会進行役）に関する方法だよね。僕らみたいな下っ端には関係ないよね？

まだ新入社員のころはファシリテーターやらされることも少ないけど、コツさえつかめば経験の浅い新入社員でもできるわ！

じゃあ会議中眠くて仕方のない僕みたいな人も、ファシリテーターやれば寝る暇ないからおススメだね（笑）

「ファシリテーターって、他の人をまとめる役割でしょ？だったらファシリテーターである自分の意見は控えよう」

って思ってる人、かなり多いと思います。

かくいう私もそうでした…

大学時代は部活の部長をやっていて、必ず中立になるよう意識。

個人的な意見は言わないようにしていました。

でも本当は、ファシリテーターでも

・自分の意見を持つ

・積極的に発言する

のは問題ないそうなんです。

例えばA案とB案があるとします。

あなたがファシリテーターなら、

「A案がいい」

というのでなく、

「A案はこういういい点がありますけど、A案とB案、どちらがいいか？」

と聞くようにしたり、自分の意見を言う方法は色々あります。

大事なのは、

「意見を言う自分」

と、

「ファシリテーターとしての自分」

を明確に分けて発言すること。

そうやって議論を促進するのもファシリテーターの仕事。

議論が活発になれば、会議も早く終わりますからね

グダグダの会議を短くする方法まとめ

人生の貴重な時間。その貴重な人生の30,000時間を占めると言われている会議。

グダグダの会議を短くする3つの方法がこちら↓

グダグダの会議を短くする3つの方法

1. 会議開始前、今日の話す内容と時間配分を確認
2. 会議終了直後、決まったこと＆やるべきことを確認
3. 会議のファシリテーターは中立じゃなくていい

自分のためだけじゃなく、同僚や会社のためにも、

グダグダの会議に明日からサヨナラしましょう！

今回の記事を書くきっかけになった本が、世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]

最初は気が進まなかったんですが、久しぶりに読み終わったあとまたすぐに読み直したくらい面白い本でした。

いくつも実践したいことはあるのですが、一気には無理なので、できそうなことをメモしてみました。

それでは、今日も素敵な一日を🌈

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