【プレゼン作り方】プレゼンが苦手?7つのプレゼンづくりステップ

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こんにちは、さすらいインコです。

キャリア公務員という身分を捨ててベンチャーに転職。

本業のかたわら、ブログという事業を自分自身で育てられるかチャレンジ中です!

 

 

中堅社員になってくると嫌でも回ってくるのがプレゼン…

 

プレゼンって学校でもやり方習ってこないし、緊張するし気が重い…

苦手意識を持っている人も多いプレゼン。だからこそ少しノウハウが分かるだけで大きな差がつけられるチャンス!

最近読んだ「世界で一番やさしい資料作りの教科書」。

プレゼン資料を作る7つのステップがこの本に書いてあります。ただ、読んだだけでは身につきません。

 

そこで、「自分がこの7つのステップをどう実践に移すか」という例も入れながらメモしていきます。

自分自身も忘れてしまうので(苦笑)

 

これからプレゼン資料を作るかもしれないあなたの参考になれば嬉しいです。

 

この記事を読んでほしい人

・プレゼン資料作りの基本を習ったことがない人

・プレゼンに苦手意識がある人

  

プレゼンづくり7つのステップ

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世界で一番やさしい資料作りの教科書ではプレゼン資料作りのステップが7つに分割されています。

ステップ1:発散

ステップ2:主張と要望

ステップ3:相手の状態を考える

ステップ4:プレゼンのシナリオ

ステップ5:スライドのラフスケッチ

ステップ6:電子化

      ※ここで初めてパワポ立ち上げ

ステップ7:レビュー

この7つのステップを踏んでプレゼンを作れば、 「あれ、このプレゼン分かりやすい…」と評価されること間違いなし!

 

ステップを書くだけじゃわからないだろうから、これからプレゼンを具体的に作っていくイメージで解説していくよ!

プレゼンのお題はジム見学者をいかに契約まで持っていくか、つまり「どうやって契約率を上げるか?」についてね。

 

ステップ1:発散

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「発散=プレゼンで言いたいことを片っ端から並べる」ということ。

ひたすら、自分がプレゼンで話したいことを並べていきましょう。

「あれは言わなくていいか…」って思うような項目も並べた方がいいのかな?

そういう判断はあとでするから、とにかく思いつくまま自分の話したいことを並べていく作業がこの発散よ!

今回のお題の「契約率を上げたい」という内容で、思いつくまま並べると…

・見学に来るからには契約する気が若干でもある

・契約するかどうかは接客する人の対応による

・「誰が接客しても結果は同じ」なんてことはない

・接客する人の契約率を上げることはできる

・ただし、適切なトレーニングが必要

こんな感じですね。とにかく思いつくまま並べましょう。

「やっぱりこの項目いらない」という判断は後でするので、無心で思いつくまま並べていきましょう! 

ステップ2:主張と要望

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次のステップがプレゼンの主張と要望を整理すること。

主張と要望って同じじゃないの?

主張と要望は違うものよ!プレゼンで言えば、「主張=自分の言いたいこと」、「要望=相手にしてほしいこと」になるわね。つまり、「▲▲という主張です。だからあなたに〇〇をしてほしいです」っていう文章を考えれば主張と要望が整理できるわね。

主張は自分が伝えたいこと。

要望は自分が主張した結果、相手に何をしてほしいのかということです。

あなたはプレゼンを作る際にこの主張と要望をしっかりと整理してるでしょうか?

ちなみに私はこの本を読むまでは、そんなこと考えもしませんでした…ひとまずパワポを立ち上げて作業を始めてしまってましたね(苦笑)

 

主張と要望を整理することは、プレゼンで言いたいことと相手にしてしほしいことを整理すること。

 

この作業をしていると、資料に一本筋が通り、格段に分かりやすいプレゼンになります。

逆にこの整理をしていないと、何が言いたいか良くわからないプレゼンになってしまう恐れもありますね…

ステップ3:相手の状態を考える

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次のステップが、プレゼンをする相手の状態を考えること。

 

当然ですが、相手がどのような状態か、どんな人かによってプレゼンの方法は大きく変わります。

 

分かりやすく言えば、「社内のそのサービスに詳しい人」と「何も知らない中学生」、どちらにプレゼンするかでは内容がかなり大きく変わりますよね。

 

では「相手の状態」とは何か?

具体的に並べていくと、

・相手は誰?

・相手は何を期待してる?

・相手は何を知ってる?

・相手は何を知らない?

・何を疑問に思う?

などなど…

 

今回のお題の「契約率を上げたい」という内容で、思いつくまま並べると…

・相手は誰?

→現場の最前線のアルバイトのスタッフ

・相手は何を期待してる?

→本当に人によって契約率が変わるのかを知りたい。変わるのであれば契約率の上げ方を知りたい。

・相手は何を知ってる?

→現地での見学者の様子。

・相手は何を知らない?

→自分以外の人の接客の様子。接客する人ごとの契約率の差。

・何を疑問に思う?

→契約率の差があるとすれば、それはその人の長年の経験や性格によるものではないのか?

 

相手の状態を書き出していくと、プレゼンをどうやって組み立てればいいのか見えてくるね!

 

ステップ4:プレゼンのシナリオ

 

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プレゼンのシナリオ作り=プレゼンの流れを作るということ。

パワポを起動して作り始めてしまうと、大きな流れを考えないまま作業に突入してしまいます…

そうそう…作っているうちにプレゼンで何を言いたいのかわかんなくなっちゃう…

このシナリオ作りをすれば、最初から最後まで一貫した流れでプレゼンづくりができるわ!

このステップ4のプレゼンのシナリオ作りでは、ステップ1(発散)で書き出した情報をスライドごとに内容を分割していきます。

そして、スライドごとの構成を決めていく。

 

このステップ4で一番大切なのが、キーメッセージ(重要な伝えたいこと)をいくつか書き出しておくこと。

 

そしてこれらのキーメッセージのそれぞれを接続詞(しかし、しかも、最初に、だから等)でつないでいきます。

 

この接続詞を使ってつないでいくと、どうしても流れを意識しないとキーメッセージをつないでいけません。

接続詞付きのキーメッセージをつないだものができれば、それが十分シナリオになっているはず!

 

ステップ5:スライドのラフスケッチ

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スライドのラフスケッチとは、実際にパワポを作成した時のスライドのイメージを書くこと。

よし、ついにパワポ立ち上げだ!

ちょっと待って!このラフスケッチまではパワポ立ち上げ禁止よ!

このステップ5まではパワポの立ち上げをしないでください…

その理由は、パワポを立ち上げちゃうと、ついついスライドのデザインやフォント等、どうでもいい細かいところが気になっちゃうからです。

ラフスケッチなら手書きでささっと書くだけだから、時間もかからないわ。パワポ立ち上げはもう少しの我慢!

 

ステップ6:電子化

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さぁ、ついに電子化!

これはもうステップ5で作ったラフスケッチを無心でパワポに落とし込んでいくのみです!

正直細かいフォントやデザイン等は最低限でいいので、中身で勝負!

 

ステップ7:レビュー

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ステップ6で作り上げたパワポ一晩寝かせて、翌日見直すのがレビュー。

プレゼンを聞く立場になったつもりで、もう一度読んでみましょう。

良くあるのが、勢いに任せて作ったパワポを翌日見直したら支離滅裂…っていうパターン…

この7つのステップで作ったプレゼンならその心配はないと思うけど、誤字脱字とかは結構あると思うわ。翌日のすっきりした頭で見直すのがおススメ!

プレゼンの作り方まとめ

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学校でも会社でもきちんと教えてくれないプレゼンの作り方。

世界で一番やさしい資料作りの教科書で紹介されていたプレゼンづくりの7つのステップを自分なりにかみ砕いて、まとめてみました。

 

自分自身の備忘録として記事にしましたが、これからプレゼンを作るあなたの参考になれば嬉しいです。

ちなみに、世界で一番やさしい資料作りの教科書では、やってはいけない「プレゼンべからず7箇条」なんてものも紹介されています。

 

プレゼン上手になりたい人はぜひ読んでみてください!

 

それでは、今日も素敵な一日を🌈